佐藤厚 　　

電子メールの全文引用はマナーではありません

　まず最初にこれだけはしっかりとおさえておいてください。電子メールを使った連絡で、自分の書いた返事の後に元となるメールを丸ごとすべてつけて送る全文引用という行為は電子メールのマナーでも基本でもありません。最近、こうした全文引用をするのが電子メールの当然のマナーと勘違いされるようになり、むしろこうした行為をしない方が悪いと豪語する人も多くなってきました。その理由として、何の用件で送ったのかわからないためといわれています。なかには、全文引用は相手が何の用件で送ったメールかわからないなどのクレームに対して自分には問題はないといった責任回避のための当然の手段といった、本来の目的からはずれた形式的な大義名分となっているケースまであります。こうした風潮が日に日に蔓延するようになっており、電子メールによる業務連絡の非効率さに疑問を投げ打つ声も聞かれるようになっています。

　電子メールの本来の目的は自分の意志を相手に伝えるための連絡手段であり、それを相手に簡潔に効率よく、そしてわかりやすく的確かつ確実に伝えるのが本質です。そのために、わざわざ元の文章を全文載せることが必要でしょうか？さらにいえば、ふつうの手紙や通達文書で同じことをするでしょうか？しませんよね。電子メールも同じなのです。それを電子メールに特別な見方をもってしまい、返信をするときは全文をつけるものと勘違いされているのです。また、返信メールを書く際にメーラが元の文を表示するため、残しておかなければいけないものと思われがちですが、そうではありません。編集用に表示され自分で加工しなければならないのです。

　電子メールによる連絡は形式ではなく相手に伝える気持ちが大切であることを心がけるようにしましょう。おのずと、無駄な引用はしなくなります。全文引用のメールは、いかに相手に配慮をしていない一方的な押しつけメールになるかしだいに気がつくはずです。ビジネスでも、できる人ほど全文引用を使っていません。常に簡潔で的確な表現で文章をまとめています。メーリングリストでは、読みやすいメール作りがコミュニケーションを楽しくするテクニックとして必要となります。それができる人ほどメーリングリストでたくさんの友達ができるようになります。

以下は引用の例です、黒字が返信の文章。青い字が引用した文章です。